Sådan arbejder en bogholder med mange klienter i Crator
En freelance bogholder med tyve eller tredive klienter bruger en stor del af ugen på det, der ligger uden om selve bogføringen: at rykke for bilag, logge ind og ud af klienternes systemer, hente timesedler og kørselslister, forklare, hvorfor abonnementet steg, og holde styr på, hvilken klient der har momsfrist hvornår. Det er arbejde, der ikke kan faktureres, og som vokser med hver ny klient. Her er en almindelig uge for en bogholder, når klienterne kører i Crator — fra mandagens overblik til kvartalets moms — og hvad der er anderledes end at arbejde i et klassisk regnskabsprogram med ét login pr. klient.
Mandag morgen: Mine klienter
Når du logger ind, starter du i Mine klienter — et overblik over alle de virksomheder, du har adgang til, og dit samlede månedlige abonnement. Du skifter klient med ét klik, både på web og i appen, og du kan altid se, hvilken virksomhed du arbejder i, så du ikke kommer til at bogføre i den forkerte.
Du kan oprette nye klientvirksomheder direkte fra overblikket, så en ny kunde er klar, uden at den først skal igennem en tilmelding. Virksomheder, du opretter, kører på Vækst og faktureres til dig, og klienten kan altid få sin egen adgang bagefter.
Bilagene er der allerede — med et forslag
Klienterne tager et billede af bilaget i appen eller sender det på mail. Crator læser beløb, moms og leverandør og laver et konteringsforslag efter standardkontoplanen, som venter på godkendelse. Du gennemgår forslagene, retter de få, der skal rettes, og godkender resten samlet — i stedet for at taste fra bunden.
Er leverandøren ny, gennemgår en dansk bogholder i Crators team det første bilag inden for 24 timer. Derefter er forslag fra den leverandør klar med det samme. Jo længere en klient har kørt i Crator, jo flere af bilagene kommer ind med et forslag, du kan godkende direkte. Læs om hvordan AI-forslagene virker.
Mangler der et bilag til en bankpostering, kan du se det i bankafstemningen og bede klienten om netop det bilag — i stedet for at sende en generel mail om at sende alt fra sidste måned.
Tirsdag: timer, kørsel og udlæg uden regneark
Har klienten ansatte, registrerer de timer, kørsel og udlæg i appen, og en leder hos klienten godkender dem. Når du åbner regnskabet, er godkendt kørsel klar som godtgørelse efter årets satser, og godkendte udlæg er klar til bogføring. Du skal ikke efterspørge en kørselsliste i slutningen af kvartalet eller gætte på, hvad en kvittering i en bunke dækker over.
Bruger klienten kørebogen, tidsregistrering eller projekter, ser du det hele på samme tal — også dækningsbidrag pr. projekt. Det gør det lettere at rådgive klienten om mere end bare bogføringen.
Roller i stedet for lånte logins
Klienten inviterer dig på e-mail med den rolle, du skal have. Som bogholder arbejder du i bogføringen; som revisor har du læseadgang med revisionsspor og eksport. Klienten kan altid se, hvem der har adgang, og fjerne adgangen igen med ét klik.
Det betyder, at du aldrig skal låne klientens login, og at der er et klart spor af, hvem der har gjort hvad. Det er godt for dig, godt for klienten — og godt, hvis nogen en dag spørger.
- Ejer og medejer: fuld adgang
- Bogholder: arbejder i bogføringen
- Revisor: læseadgang, revisionsspor og eksport
- Medarbejder: registrerer timer, kørsel og udlæg
Kvartalets moms uden overraskelser
Når hvert bilag er konteret med den rigtige momskode, efterhånden som det kommer ind, er momsopgørelsen klar, når fristen nærmer sig. Du afstemmer banken, gennemgår de få bilag, der stadig mangler, og så er perioden klar til indberetning — for hver klient, i samme system.
Bogførte posteringer kan ikke overskrives; rettelser sker med rettelsesposteringer, så sporet bevares. Det gør det enkelt at forklare en efterangivelse, hvis en klient har glemt et bilag. Læs mere i guiden til momsindberetning.
Sådan onboarder du en ny klient
En ny klient er ofte der, hvor bogholderens tid forsvinder: opsætning, adgange, historik og en klient, der skal lære en ny måde at aflevere bilag på. I Crator kan du gøre det i fem trin og som regel på en formiddag:
- Opret klientvirksomheden fra Mine klienter — eller bed klienten invitere dig, hvis de allerede har en konto
- Hent historikken fra Billy automatisk — fra Dinero og e-conomic starter klienten med en åbningsbalance
- Forbind klientens bank, så bankafstemningen og den likvide beholdning er opdateret
- Bed klienten installere appen og tage billeder af bilagene, når de opstår
- Slå de moduler til, klienten har brug for — fx kørebog eller tidsregistrering til de ansatte
Fra indtastning til rådgivning
Når bilagene kommer ind med et forslag, og timer og kørsel er godkendt af klienten selv, flytter din tid sig. Du bruger mindre tid på at taste og jage og mere på det, klienten faktisk betaler en bogholder for: at forstå tallene.
Med likviditetsprognosen kan du vise klienten, om der er et hul på vej, og med projekterne kan du vise, hvilke opgaver der tjener penge. Det er rådgivning, du kan tage betaling for — og som gør det sværere for klienten at skifte dig ud med et billigere program.
En pris, du ikke skal forklare
Mange bogholdere bruger tid på at forklare klienter, hvorfor abonnementet steg, eller hvorfor de er rykket op i et nyt posteringstrin. I Crator er prisen fast: Solo er gratis, Vækst koster 149 kr. om måneden inkl. moms, og der er ingen trin efter antal posteringer. Modulerne er inkluderet op til en størrelse og har derefter en fast pris.
Det gør det lettere at give klienten en fast pris for bogføringen, fordi softwaren ikke ændrer sig under dig. Se priserne.
Eksport og compliance
Regnskabet kan eksporteres som SAF-T og CSV, og Crator kan sende og modtage e-fakturaer i Peppol- og OIOUBL-format til CVR- og EAN-numre. Bilag opbevares krypteret i EU.
Crator er bygget efter bogføringslovens krav; registreringen hos Erhvervsstyrelsen er under forberedelse. Det skriver vi ligeud, fordi det er et spørgsmål, du bør stille enhver udbyder. Læs mere i guiden til digital bogføring og om e-faktura og SAF-T i 2027.
Kom i gang
Book en gennemgang, så viser vi klientoverblikket med dine egne eksempler, eller bed en klient, der allerede bruger Crator, om at invitere dig. Har du klienter i Billy, kan kontoplan, kontakter, bilag og posteringer hentes automatisk; fra Dinero og e-conomic starter klienten med en åbningsbalance, og vi hjælper jer i gang. Se Crator for bogholdere og revisorer.
Ofte stillede spørgsmål for bogholdere
Kan jeg se alle mine klienter på ét sted? Ja. Mine klienter viser alle de virksomheder, du har adgang til, og du skifter mellem dem med ét klik på web og i appen.
Hvem betaler for klientens abonnement? Det aftaler I. Klientvirksomheder, du selv opretter, kører på Vækst og faktureres til dig; klienten kan også have sit eget abonnement og invitere dig.
Bogfører Crator automatisk? Nej. Crator laver et konteringsforslag på hvert bilag, og du eller klienten godkender det — enkeltvis eller samlet. Nye leverandører gennemgås først af en dansk bogholder i Crators team.
Kan revisoren få adgang uden at kunne ændre noget? Ja. Rollen Revisor giver læseadgang med revisionsspor og eksport.
Kan jeg eksportere regnskabet til mine egne værktøjer? Ja. Regnskabet kan eksporteres som SAF-T og CSV.
Kan klienten selv følge med i tallene? Ja. Ejeren har fuld adgang og ser de samme tal som dig — resultatopgørelse, balance, moms og likviditet — så I taler ud fra de samme tal, når I mødes.