Sagsøkonomi: se hvad hvert projekt faktisk tjener
Timerne ligger ét sted, leverandørregningerne et andet og fakturaerne et tredje — så svaret på “tjente vi penge på det projekt?” kræver et regneark. Projekter i Crator samler det pr. projekt: timer fra tidsregistreringen, leverandørbilag, materialer og fakturaer bliver til omsætning, omkostning og dækningsbidrag. På samme data som regnskabet — uden integration.
Se det i brug
Projekter i Crator vs. regneark og separate projektværktøjer
| Funktion | Crator | Regneark eller separat projektværktøj |
|---|---|---|
| Pris | Følger med Tidsregistrering — inkluderet op til 5 ansatte | Et ekstra abonnement eller manuelt arbejde |
| Timer | Direkte fra den godkendte tidsregistrering | Eksporteres eller tastes ind |
| Omsætning | Fra udstedte fakturaer — kreditnotaer trækkes fra | Kopieres fra regnskabet |
| Leverandørudgifter | Bilag fordeles på projekter, uden at bogføringen ændres | Skrives ind i et ark |
| Materialer | Vareforbrug fra lageret regnes med | Opgøres manuelt |
| Budget | Fast pris eller medgået tid, med budget rest | Afhænger af værktøjet |
| Intern kostpris | Fastfryses ved godkendelse — ses kun af ejere og bogholdere | Ofte synlig for alle med adgang til arket |
Hvad er sagsøkonomi?
Sagsøkonomi — også kaldet projektøkonomi eller projektregnskab — er regnskabet for ét enkelt projekt eller én enkelt sag: hvad kom der ind, hvad kostede det, og hvad blev der tilbage. Det, der bliver tilbage, kaldes dækningsbidraget.
For virksomheder, der sælger timer eller løser opgaver for kunder — rådgivere, bureauer, håndværkere og servicevirksomheder — er det ofte det vigtigste tal i regnskabet. Det er bare svært at få øje på, fordi omkostningerne ligger i tidsregistreringen og på leverandørfakturaerne, og omsætningen i de fakturaer, du har sendt.
Sådan regnes dækningsbidraget pr. projekt
Alle beløb er i kroner og ekskl. moms. Tallene regnes ud, hver gang du åbner projektet — der er ingen løbende totaler, der kan komme ud af trit med regnskabet.
| Linje | Kilde |
|---|---|
| Omsætning | Udstedte fakturaer på projektet. Kreditnotaer trækkes fra; kladder og annullerede fakturaer tæller ikke |
| Arbejdsløn | Godkendte timer gange medarbejderens interne kostpris |
| Leverandør | Leverandørbilag, du har fordelt på projektet |
| Materialer | Vareforbrug fra lagerstyring, når varerne er faktureret på projektet |
| Dækningsbidrag | Omsætning minus de tre omkostningslinjer |
Det kan du med Projekter i Crator
Projekter bygger oven på tidsregistreringen og bruger de samme kunder, timer og fakturaer, så der er intet at overføre:
- Opret projekter pr. kunde eller opgave med en status: planlagt, aktiv, på pause, afsluttet eller arkiveret
- Sæt et budget — fast pris eller medgået tid, med beløb, timer eller begge dele — og følg budget rest
- Se alle projekter i én tabel med timer, omsætning, omkostning, dækningsbidrag og budget rest — med søgning og statusfiltre
- Åbn et projekt for nøgletal, omkostningsfordeling og en periode efter eget valg
- Sæt projektet på tilbud, ordre og faktura — fakturaer fra tid får det automatisk
- Fordel et leverandørbilag på ét eller flere projekter, uden at bogføringen ændres
- Se som ejer eller bogholder, hvor mange timer og hvilken arbejdsløn hver medarbejder har på projektet
- Få en advarsel, når timer mangler kostpris, så et tal aldrig ser bedre ud, end det er
Fast pris eller medgået tid
Et projekt kan have intet budget, et budget efter medgået tid eller en fast pris. Budgettet er en ramme for omkostningerne: budget rest er budgetbeløbet minus de omkostninger, der er løbet på, og timer rest er timebudgettet minus de registrerede timer.
Omsætningen kommer stadig fra de fakturaer, du faktisk har sendt. Et fastprisprojekt, hvor du har sendt to delfakturaer, viser derfor præcis det, du har faktureret indtil nu — ikke det, du håber at fakturere.
Intern kostpris — og hvem der ser hvad
Arbejdsløn kræver en kostpris pr. time: hvad en arbejdstime koster jer internt. Den er ikke den timepris, du fakturerer kunden. Crator finder kostprisen i denne rækkefølge: den kostpris, du har sat for medarbejderen; kostprisen udledt af lønnen i Crators lønmodul, hvis medarbejderen er knyttet til en lønmodtager; og til sidst virksomhedens standardkostpris.
Kostprisen fastfryses, når timen godkendes. Ændrer lønnen sig senere, flytter de historiske projekter sig ikke. Kostpriser og arbejdsløn pr. person kan kun ses af ejere, medejere og bogholdere. Ledere, der godkender timer, og revisorer ser projektets totaler. Medarbejdere ser ingen sagsøkonomi — og aldrig kostpriser i appen.
Hvem er Projekter til?
Projekter er til virksomheder, der arbejder i afgrænsede forløb for kunder og vil vide, om forløbene betaler sig: konsulenter, bureauer, rådgivere, installatører, håndværkere og servicevirksomheder. Det passer lige så godt til en enkeltmandsvirksomhed med få store kunder som til et lille team.
Sagsøkonomien ses på nettet. Medarbejderne registrerer timer i appen, som de gør i dag.
Følger med Tidsregistrering — intet ekstra abonnement
Projekter er ikke et selvstændigt abonnement. Det slås til sammen med Tidsregistrering og følger med i den pris: Tidsregistrering er inkluderet op til 5 ansatte, og størrelsen vokser først, hvis jeres forbrug gør. Se priserne på Crator.
Bruger du i dag e-conomic, kræver projektøkonomi typisk Projekt-modulet. Læs, hvordan du skifter fra e-conomic.