Blog · Ordrestyring

Ordrestyring til håndværkere og servicevirksomheder: Fra ordre til faktura — med et flow, der passer til jer

En ordre, der bliver skrevet på en lap papir, planlagt i en kalender, udført efter hukommelsen og faktureret tre uger senere, er en ordre, hvor der mangler timer, materialer og kørsel på fakturaen. Hvis bare én ordre om ugen mangler en times arbejde og 400 kr. i materialer, er det omkring 60.000 kr. om året, der aldrig forlader kundens konto. Ordrestyring i Crator samler det hele ét sted: ordren, arbejdssedlen i appen, lageret, fakturaen og bogføringen er de samme data. Og så er flowet ikke fastlåst — vi tilpasser det til jeres måde at arbejde på, i stedet for at I skal tilpasse jer systemet.

Ordreoversigt i Crator ordrestyring med status, tekniker, besøgstid og beløb pr. ordre

Overblikket: Alle ordrer, deres status og næste skridt

Ordreoversigten er kontorets cockpit. Øverst tæller seks statuskort, hvor mange ordrer der er i hvert led — fra kladde over bekræftet, planlagt og job startet til afsluttet og faktureret — og under dem står hver ordre med kunde, adresse, tekniker, besøgstid og beløb. En fremdriftsstreg viser, hvor langt ordren er nået, og kolonnen Næste skridt fortæller, hvad der mangler.

Filtrene gør det hurtigt at finde det, der kræver handling: ordrer, der ikke er tildelt en tekniker, dagens besøg og dine egne jobs. Skal du se dagen som en tavle i stedet for en liste, skifter du visning med ét klik.

Én ordre med hele historien

En ordre i Crator med forløb, kundebeskeder, ordrelinjer og lagerstatus fra servicebilen — Én ordre i detaljer: forløb, kundebeskeder, ordrelinjer og bilens lager.

Åbner du en ordre, ser du hele forløbet på ét sted: Hvornår den blev oprettet og bekræftet, hvem den er tildelt, hvornår teknikeren startede, og hvilke beskeder kunden har fået undervejs. Ordrelinjerne står ved siden af, og under dem ser du lagerstatus: hvilke varer der er reserveret fra hvilken servicebil, og hvad der står på hovedlageret.

Mens teknikeren arbejder, opdateres ordren live fra Crator-appen. Kontoret kan se, at jobbet er i gang, hvor langt arbejdssedlen er, og hvad der er registreret indtil nu — uden at ringe til nogen.

Alt, der sker på ordren, bliver stående: beskeder til kunden, fotos, tjekliste, materialer, timer og underskrift. Skal I dokumentere, hvad der blev lavet, eller svare på en reklamation, er det hele samlet på ordren.

Teknikerens dag: Dagens jobs i lommen

Crator-appens jobliste med dagens jobs, status og knap til at fortsætte et job — Teknikerens dag: dagens jobs, status og en knap til at starte eller fortsætte.

Teknikeren åbner appen og ser dagens jobs: tidspunkt, kunde, adresse og status. Ét tryk starter jobbet, og et andet åbner navigationen til adressen. Har han påbegyndt et job, står der "Fortsæt job" på kortet, så han kan tage tråden op igen.

Kontoret planlægger på web; teknikeren får jobbet i appen og en besked, når der kommer nye eller ændrede ordrer. Kunden får besked på sms eller mail, når besøget er planlagt, og når jobbet er påbegyndt — sms kræver en sms-pakke, mail er med i prisen.

Arbejdssedlen: Tjekliste og dokumentation, mens du står ved kunden

Arbejdsseddel i Crator-appen med en tjekliste, hvor teknikeren afkrydser punkt for punkt — Arbejdssedlen i appen: Afkryds tjeklisten trin for trin — intet bliver sprunget over.

Arbejdssedlen er bygget til at blive udfyldt ude hos kunden — ikke på vejen hjem. Teknikeren melder ankomst, tager fotos før arbejdet, afkrydser tjeklisten trin for trin, registrerer materialer og timer og indhenter kundens underskrift. Er betaling en del af flowet, betaler kunden på stedet.

Tjeklisten er til for jeres skyld: Er et punkt ikke udført, skal teknikeren beskrive problemet, før han kan gå videre. Det betyder, at kvalitetssikringen ikke afhænger af, hvem der tilfældigvis er på job den dag.

Materialer fra bilen og timer med pris — ikke et gæt bagefter

Materialer-trinnet i Crator-appen med varer fra servicebilen, antal og samlet pris — Materialer registreres fra bilens lager og lander på fakturaen.

Når teknikeren registrerer materialer, vælger han blandt varerne i sin egen servicebil. Antal og pris står på skærmen, og totalen opdateres, mens han taster. Varen trækkes fra bilens lager, og linjen lander på fakturaen — ingen huskeseddel, ingen eftermiddag med at gætte, hvad der blev brugt.

Timerne fungerer på samme måde: Appen viser tiden siden ankomst, afrunder til kvarter og sætter prisen på med det samme, så teknikeren kan se, hvad den registrerede tid bliver til på fakturaen. Vil teknikeren derudover logge tid på en kunde eller et projekt, kan han gøre det i appens tidsregistrering — som er et selvstændigt modul.

Timer, der bliver til fakturalinjer

Timer-trinnet i Crator-appen med tid siden ankomst, afrundede timer og pris — Tid siden ankomst og timer afrundet til kvarter — prissat automatisk.

Når teknikeren har registreret timerne, bliver de til en fakturalinje med den timepris, I har sat op. Her kan du se tiden siden ankomst og den afrundede tid — og totalen, kunden kommer til at se.

Forsendelse: Samme motor, et andet flow

En forsendelsesordre i Crator med forløb fra bekræftet til leveret og bekræftelse af levering pr. linje — Pluk, pak og afsend: Bekræft leveringen pr. linje og følg aktiviteten.

Ikke alle ordrer udføres ude hos kunden. Hos en grossist eller en leverandør af byggematerialer er ordren en liste af varer, der skal plukkes, pakkes, afsendes og leveres. Det er det andet flow, Crator kører i dag: Ordren bekræftes, varerne reserveres, og ordren bliver klar til afsendelse, afsendt og leveret.

Kunden får en mail ved afsendelse og levering. Ved levering bekræfter kontoret antallet pr. linje; mangler der noget, kan ordren markeres som restordre. Fakturaen kan oprettes automatisk eller manuelt, når I har kigget leverancen igennem.

Ordrestyringen er den samme — samme kunder, samme lager, samme faktura — men trinnene er et helt andre. Det er pointen med næste afsnit.

Jeres arbejdsgang, ikke vores — flowet tilpasses jeres forretning

Tre eksempler på ordreflow: servicebesøg, forsendelse og et tilpasset flow med trin, der kan tilføjes, fjernes og flyttes — Samme motor, forskellige flows: Trinnene tilpasses jeres arbejdsgang.

De fleste ordresystemer har ét fast flow, og så må virksomheden bøje sig efter det. Det er omvendt hos os. Servicebesøg og forsendelse kører på den samme ordremotor, men trinnene — og hvad der sker på hvert trin — kan sættes op efter jeres måde at arbejde på.

Vi sætter flowet op sammen med jer. Fortæl os, hvordan en ordre kører hos jer i dag: hvilke trin, hvem der gør hvad, hvad kunden skal have besked om, og hvad der skal dokumenteres. Så bygger vi trin, rækkefølge, tjeklister og beskeder, så systemet passer til jer — uden programmering fra jeres side og uden en ny integration. Hos en virksomhed kan det være en besigtigelse først og en godkendelse hos kunden, før arbejdet går i gang; hos en anden et kvalitetstjek og en afleveringsrapport til sidst.

Uanset flow er det samme under overfladen: Materialer trækkes fra det rigtige lager, timer og varer bliver til fakturalinjer, og alt, der sker, gemmes på ordren. Opstår der et nyt behov — en tredje arbejdsgang hos en ny type virksomhed — bygger vi det oven på den samme motor.

Trin kan tilføjes, fjernes og flyttes pr. ordretype
Tjeklister, fotokrav og påkrævede felter, så intet bliver sprunget over
Kundebeskeder på sms og mail knyttet til de trin, I vælger
Forskellige flows i samme virksomhed — fx servicebesøg til teknikerne og forsendelse til lageret
Lager, faktura og bogføring følger med — ingen ekstra integration

Fortæl os om jeres ordreflow →

Fra ordre til lager til faktura — og alt er dokumenteret

Arbejdsgang i ordrestyring: kontoret planlægger på web, teknikeren udfører arbejdssedlen i appen, kunden får besked, lageret trækkes og fakturaen bogføres — alt dokumenteret på ordren — Kunden, teknikeren, lageret og regnskabet er med i samme ordre — og alt dokumenteres undervejs.

Illustrationen viser, hvordan kunden, teknikeren, lageret og regnskabet hænger sammen. Kunden får besked, når ordren er bekræftet, når besøget er planlagt, og når jobbet er påbegyndt. Lageret reserveres, når ordren bekræftes, og varerne trækkes fra bilen, når teknikeren registrerer materialer. Når ordren er udført, bliver timer og materialer til fakturalinjer, og salget og vareforbruget bogføres i det samme regnskab.

Det er ikke en række integrationer, der skal holdes i gang. Det er ét system med lagerstyring bygget ind — og det er derfor, ordren aldrig er i tvivl om, hvad der står på hylden i bilen.

Ordrestyring.dk, Minuba eller Crator? Regn selv efter

Ordrestyring.dk koster 339 kr. pr. bruger pr. måned med 12 måneders binding og onboarding efter tilbud. Tre teknikere og en kontormedarbejder er 1.356 kr. om måneden — 16.272 kr. om året — før regnskabsprogrammet, som systemet kræver ved siden af. Det er den skjulte pris: to systemer, der skal tale sammen, og en faktura, der skal eksporteres og bogføres igen.

I Crator er ordrestyring en del af regnskabsprogrammet. Op til 50 ordrer inden for 12 måneder er inkluderet i den faste månedspris. Vokser I, vælger I en fast størrelse — ikke en pris pr. bruger.

Separat ordresystem: fra 339 kr. pr. bruger/md. + 12 mdr. binding + regnskabsprogram + integration
Crator: 0 kr. ekstra op til 50 ordrer — ordrer, lager, faktura og bogføring i ét login
Crator Drift (op til 1.200 ordrer): 299 kr./md. · Volumen (op til 5.000): 649 kr./md. — fast pris, ikke pr. bruger

Hvem er ordrestyring til?

Modulet er bygget til virksomheder, hvor arbejdet foregår ude hos kunden eller som faste leverancer: VVS, el, tømrer, maler, låsesmed, service- og installationsvirksomheder, rengøring, IT-service — og grossister og handelsvirksomheder, der vil have ordre, lager og faktura i ét system.

Har I 50 teknikere, flådestyring og avanceret ressourceplanlægning, er et stort sagsstyringssystem måske stadig det rigtige. Har I 1–40 medarbejdere og er trætte af at betale pr. bruger for et system, der alligevel skal integreres med regnskabet, er det jer, vi bygger til.

Håndværkere og servicevirksomheder med teknikere i marken
Virksomheder med servicebiler, hvor materialer skal faktureres fra bilen
Grossister og handelsvirksomheder med forsendelser og leverancer
Virksomheder med en arbejdsgang, der ikke ligner de andres — og som vil have systemet tilpasset i stedet for omvendt

Ofte stillede spørgsmål om ordrestyring

Kan jeg bruge ordrestyring i dag? Modulet er i pilotdrift hos to servicevirksomheder og åbner for alle Crator-kunder, når parallelkørslen er afsluttet. Vil du være blandt de første, så skriv til os.

Kan jeg få flowet tilpasset min virksomhed? Ja. Vi sætter trin, rækkefølge, tjeklister og kundebeskeder op sammen med dig, så ordren følger jeres arbejdsgang.

Skal jeg have et regnskabsprogram ved siden af? Nej. Crator er regnskabsprogrammet. Ordrer, faktura, moms og bogføring er det samme system.

Kan teknikeren bruge det uden computer? Ja. Arbejdssedlen udfyldes i Crator-appen til iOS og Android. Kontoret planlægger og fakturerer på web.

Er sms til kunderne inkluderet? Beskeder sendes som mail uden ekstra omkostning. Vil I sende sms, køber I en sms-pakke.

Vil I være med fra start?

Ordrestyring åbner for alle Crator-kunder snart. Har I ordrer, der i dag bliver tastet ind flere steder, og en arbejdsgang, som et standardsystem ikke passer til, så fortæl os kort om jeres ordreflow via kontaktsiden. Vi kigger på, hvad I har brug for, og tilpasser systemet til jer.

Se ordrestyring →