Sagsøkonomi: Se hvad hvert projekt faktisk tjener — dækningsbidrag pr. projekt
Du har sendt den sidste faktura, kunden har betalt, og projektet er lukket. Men tjente du egentlig penge på det? For de fleste små virksomheder kræver svaret et regneark: timerne ligger i tidsregistreringen, leverandørregningerne i bogføringen og fakturaerne et tredje sted. Så bliver spørgsmålet aldrig stillet — og det projekt, der tabte penge, bliver solgt igen til samme pris. Projekter i Crator samler det hele pr. projekt. Godkendte timer, fordelte leverandørbilag, materialer og udstedte fakturaer bliver til omsætning, omkostning og dækningsbidrag, på de samme data som dit regnskab. Ingen eksport, ingen integration og intet ekstra abonnement: Projekter følger med Tidsregistrering.
Omsætning er ikke det samme som indtjening
Et projekt til 100.000 kr. lyder bedre end et til 40.000 kr. Men hvis det store projekt slugte 180 timer og en underleverandør, mens det lille blev løst på en uge, kan det lille sagtens have tjent mest. Omsætningen fortæller, hvor travlt du har. Dækningsbidraget fortæller, om travlheden betaler sig.
Sagsøkonomi — også kaldet projektøkonomi eller projektregnskab — er regnskabet for ét enkelt projekt: hvad kom der ind, hvad kostede det, og hvad blev der tilbage. Det tal er afgørende for alle, der sælger timer eller løser opgaver for kunder, fordi det er dét, du prissætter næste tilbud efter.
I Crator ser du alle projekter i én tabel med timer, omsætning, omkostning, dækningsbidrag og budget rest. Du kan søge og filtrere på status — planlagt, aktiv, på pause, afsluttet eller arkiveret — så du hurtigt finder de projekter, der trækker ned.
Sådan regner Crator dækningsbidraget
Dækningsbidraget er omsætningen minus projektets omkostninger. Crator henter hver linje fra data, der allerede findes i dit regnskab, så du ikke skal taste noget ind to gange. Alle beløb er i kroner og ekskl. moms.
Omsætningen er de udstedte fakturaer på projektet. Kreditnotaer trækkes fra, og kladder og annullerede fakturaer tæller ikke med. Fakturaer i fremmed valuta omregnes til kroner med fakturaens kurs, så alle tal står i samme valuta.
Omkostningerne består af tre linjer: arbejdsløn, leverandør og materialer. Arbejdslønnen er de godkendte timer gange medarbejderens interne kostpris. Leverandørudgifterne er de bilag, du har fordelt på projektet. Materialerne er vareforbruget fra lageret, når varerne er faktureret på projektet.
Tallene regnes ud, hver gang du åbner projektet. Der er ingen løbende totaler, der kan komme ud af trit med regnskabet — retter du en faktura eller godkender flere timer, er sagsøkonomien opdateret med det samme.
Et regneeksempel: bureauopgaven til 60.000 kr.
Forestil dig et lille bureau, der har lavet et nyt website for en kunde. Projektet er faktureret med 60.000 kr. ekskl. moms. To medarbejdere har tilsammen registreret og fået godkendt 50 timer, og den interne kostpris er 450 kr. i timen. Derudover er der købt licenser og billeder hos en leverandør for 8.000 kr., som er fordelt på projektet.
Arbejdslønnen bliver 50 gange 450 kr., altså 22.500 kr. Lægger du leverandørudgiften til, er omkostningen 30.500 kr. Dækningsbidraget er derfor 29.500 kr. — cirka 49 % af omsætningen. Det er et sundt projekt.
Havde de samme 60.000 kr. krævet 90 timer, var arbejdslønnen steget til 40.500 kr., og dækningsbidraget var faldet til 11.500 kr. Fakturaen ser ens ud i begge tilfælde. Det er kun sagsøkonomien, der viser forskellen — og fortæller dig, at næste tilbud på et website skal prissættes anderledes.
Fast pris eller medgået tid: budget rest holder øje
Et projekt kan have intet budget, et budget efter medgået tid eller en fast pris. Du kan sætte budgettet i kroner, i timer eller begge dele. Budget rest er budgetbeløbet minus de omkostninger, der er løbet på, og timer rest er timebudgettet minus de registrerede timer.
Det gør fastprisopgaver langt mindre risikable. I stedet for at opdage overskridelsen, når projektet er slut, ser du budget rest falde undervejs — og kan tage snakken med kunden, mens der stadig er noget at tale om.
Omsætningen kommer altid fra de fakturaer, du faktisk har sendt. Et fastprisprojekt, hvor du har sendt to delfakturaer, viser derfor præcis det, du har faktureret indtil nu — ikke det, du håber at fakturere. Når du åbner et projekt, ser du nøgletal, omkostningsfordeling og en periode efter eget valg.
Intern kostpris: fastfrosset og kun for de rette øjne
Arbejdsløn kræver en kostpris pr. time: hvad en arbejdstime koster jer internt. Det er ikke den timepris, du fakturerer kunden. Crator finder kostprisen i en fast rækkefølge: først den kostpris, du har sat for medarbejderen, derefter kostprisen udledt af lønnen i Crators lønmodul, hvis medarbejderen er knyttet til en lønmodtager, og til sidst virksomhedens standardkostpris.
Kostprisen fastfryses, når timen godkendes. Stiger lønnen til næste år, flytter de historiske projekter sig ikke, så sidste års tal stadig kan sammenlignes. Mangler en time kostpris, får du en advarsel, så et projekt aldrig ser bedre ud, end det er.
Lønoplysninger er følsomme, og derfor er synligheden delt op efter rolle. Kostpriser og arbejdsløn pr. person kan kun ses af ejere, medejere og bogholdere. Ledere, der godkender timer, og revisorer ser projektets totaler. Medarbejdere ser ingen sagsøkonomi — og aldrig kostpriser i appen.
Leverandørbilag på projekter — uden at røre bogføringen
En regning fra en underleverandør eller et indkøb til en bestemt kunde hører hjemme på projektet. I Crator fordeler du et leverandørbilags nettobeløb ekskl. moms på ét eller flere projekter. Fordelingen kan ikke overstige bilagets nettobeløb, så du kan ikke komme til at tælle den samme udgift to gange.
Fordelingen ændrer ikke selve bogføringen. Bilaget er bogført på den samme konto som altid, og din moms og dit regnskab er uberørt. Sagsøkonomien er et lag oven på bogføringen — ikke en ændring af den.
Regninger, du ikke fordeler, indgår ikke i noget projekts sagsøkonomi, men bogføres som altid. Projekter er valgfrie overalt: fakturaer, tilbud og bilag uden projekt virker præcis som før.
Fra tidsregistrering til projekt: intet at overføre
Projekter bygger direkte oven på Crators tidsregistrering. Medarbejderne registrerer timer i appen eller på nettet, som de gør i dag, lederen godkender, og de godkendte timer indgår automatisk i projektets arbejdsløn.
Du kan sætte projektet på tilbud, ordrer og fakturaer, og fakturaer, der laves ud fra registrerede timer, får projektet automatisk. Så når du fakturerer timerne, lander omsætningen samme sted som omkostningen — uden at nogen skal huske at koble dem sammen.
Sagsøkonomien ses på nettet. Appen er til at registrere tid, ikke til at vise projektregnskaber, og det er et bevidst valg: Medarbejderne skal kunne registrere timer uden at se kollegernes løn.
Hvem får mest ud af sagsøkonomi?
Projekter er lavet til virksomheder, der arbejder i afgrænsede forløb for kunder og vil vide, om forløbene betaler sig: konsulenter, bureauer, rådgivere, installatører, håndværkere og servicevirksomheder.
Det passer lige så godt til en enkeltmandsvirksomhed med få store kunder som til et lille team. Er du alene, er kostprisen typisk den løn, du gerne vil have for en time — og så viser dækningsbidraget, hvilke kunder og opgavetyper der faktisk giver dig den.
Pris: følger med Tidsregistrering
Projekter er ikke et selvstændigt abonnement. Modulet slås til sammen med Tidsregistrering og følger med i den pris. Tidsregistrering er inkluderet op til 5 ansatte, og størrelsen vokser først, hvis jeres forbrug gør.
Til sammenligning kræver projektøkonomi i e-conomic typisk Projekt-modulet, og mange andre bruger et separat projektværktøj med sin egen integration. I Crator ligger det i samme system som bogføringen, så tallene altid stemmer.
Ofte stillede spørgsmål om sagsøkonomi
Hvad er forskellen på omsætning og dækningsbidrag? Omsætningen er det, du har faktureret på projektet. Dækningsbidraget er omsætningen minus projektets omkostninger: arbejdsløn, leverandørudgifter og materialer.
Hvordan beregnes arbejdslønnen på et projekt? Som de godkendte timer gange medarbejderens interne kostpris pr. time. Kostprisen fastfryses, når timen godkendes.
Kan medarbejderne se, hvad deres kolleger koster? Nej. Kun ejere, medejere og bogholdere ser kostpriser og arbejdsløn pr. person. Medarbejdere ser ingen sagsøkonomi.
Kan et leverandørbilag fordeles på flere projekter? Ja. Du fordeler bilagets nettobeløb ekskl. moms på ét eller flere projekter, og fordelingen ændrer ikke bogføringen.
Kan jeg bruge Projekter uden Tidsregistrering? Nej. Projekter bygger på tidsregistreringen og slås til sammen med den. Tidsregistreringen kan til gengæld bruges alene.
Hvad koster Projekter? Intet ekstra. Projekter følger med Tidsregistrering, som er inkluderet op til 5 ansatte.