Tidsregistrering i Crator: Fra timer til faktura uden dobbeltarbejde
Hvis du sælger din tid, er timerne din omsætning. Alligevel bliver de ofte registreret i ét værktøj, regnet sammen i et regneark og til sidst skrevet ind på en faktura i et tredje. Hver gang timerne skifter hænder, kan noget gå tabt: en time, der blev glemt, en timepris, der ikke passer, eller en faktura, der ikke stemmer med det, I faktisk arbejdede. Crator får nu tidsregistrering indbygget, og modulet lanceres snart. Du registrerer timer på kunder og projekter, en leder godkender dem, og de godkendte timer bliver til en fakturakladde. Her kan du læse, hvad det gør, og hvordan flowet fungerer.
Hvad er tidsregistrering i Crator?
Tidsregistrering er et modul, hvor du og dit team registrerer arbejdstid på projekter og kunder. Du kan starte en timer, når du går i gang, og stoppe den, når du er færdig — eller indtaste timerne bagefter, hvis du glemte det. Hver registrering kan have en beskrivelse, et projekt og et flueben for, om tiden er fakturerbar.
Det adskiller sig fra et selvstændigt tidsregistreringsværktøj ved at høre til i regnskabet. Projekterne er knyttet til dine kunder, timepriserne til dine varer, og de færdige timer ender som linjer på en faktura i Crator. Der er ingen eksport og ingen integration, der skal vedligeholdes.
Overblikket er bygget til hverdagen. Øverst står timeren, og under den kan du se dagens timer, ugens timer, sidste uges timer og antallet af registreringer, der afventer godkendelse. Nedenunder er dine dage samlet, så du hurtigt kan rette en registrering, hvis noget ikke passede.
Projekter: kunde, timepris og vare samlet
Alt starter med projekter. Et projekt kan høre til en kunde eller være internt arbejde, og det kan have en kode, en beskrivelse og en farve, så du hurtigt genkender det på oversigten. Du bestemmer, om projektets timer som udgangspunkt er fakturerbare, og du kan give projektet sin egen timepris og knytte en vare til det.
Har et projekt ikke en egen timepris, bruger Crator virksomhedens standardpris. Samme princip gælder for varen, der bliver brugt på fakturalinjen. På den måde kan du have en fast timepris til de fleste opgaver og afvige på de projekter, hvor du har aftalt noget andet.
Arbejder du på projekter for den samme kunde, bliver timerne automatisk knyttet til kunden. Det gør faktureringen senere meget enklere, fordi du ikke skal sortere timerne efter kunde: Det er allerede gjort.
Arbejdsgangen: registrér, godkend, fakturér
Hver tidsregistrering har en status på vej mod fakturaen. Den starter som Registreret, bliver Godkendt, når en leder har gennemgået den, og ender som Faktureret, når den er sat på en faktura. Illustrationen herunder viser de tre trin.
Det er en enkel model med et klart formål: Kun godkendte timer kan fakturereres, og kun fakturerede timer bliver låst. Så ved du altid, hvilke timer der mangler en gennemgang, og hvilke der er klar til at blive til penge.
Vil du fortryde en godkendelse, kan en leder gøre det, så længe timerne ikke er på en faktura endnu. Er de først fakturerede, er de låst, så fakturaen og tidsregistreringen altid stemmer overens.
Godkendelse: overblik over holdets timer
Har du medarbejdere, er godkendelsen det sted, hvor du får overblikket. Under fanen Godkendelse ser lederen holdets timer samlet, pr. medarbejder, med et tal på fanen, der viser hvor mange registreringer der venter. Det er hurtigt at gennemgå en uge og godkende alt, der ser rigtigt ud.
Godkendelsen kan også foregå fra telefonen. I mobilappen kan en leder godkende timer direkte på farten, og medarbejderne kan starte og stoppe timeren, uden at skulle åbne en computer. Det er især praktisk for teams, der arbejder ude hos kunder.
Hvem der må hvad, følger virksomhedens roller. Medarbejdere ser og registrerer kun egne timer. Ejere, bogholdere og teamledere ser hele holdets timer, og de kan godkende og fakturere. En revisor kan se alle timer, men ikke ændre noget.
Fakturering: godkendte timer bliver til en fakturakladde
Under fanen Fakturering samler Crator de godkendte, fakturerbare timer pr. kunde. Du vælger en kunde, ser en forhåndsvisning af fakturalinjerne og opretter en fakturakladde. Du kan vælge at få én linje pr. projekt eller én linje pr. registrering med dato, afhængigt af hvor detaljeret kunden ønsker det.
Forhåndsvisningen bruger den samme beregning som selve kladden, så det, du ser, er det, du får. Minutterne regnes præcist om til timer, og prisen kommer fra projektet eller virksomhedens standard.
Mangler en registrering en timepris, får du besked, før du fakturerer — i stedet for at opdage det, når kunden ringer. Når kladden er oprettet, gennemser du den som enhver anden faktura, og først derefter sender du den. Timerne bliver knyttet til fakturaen og låst, så de ikke kan faktureres to gange.
Hvem er tidsregistrering til?
Modulet er til alle, der får betaling for tid: konsulenter, bureauer, rådgivere, designere, udviklere og servicevirksomheder. Det passer lige så godt til en enkeltmandsvirksomhed, der vil have orden i sine timer, som til et lille team, hvor en leder skal godkende, før der faktureres.
Vil du blot vide, hvor tiden går, kan du bruge det uden at fakturere. Og vil du bruge det til fakturering, får du fordelen af, at timerne, kunderne og regnskabet allerede er det samme sted.
- Konsulenter og freelancere, der fakturerer pr. time
- Bureauer og rådgivere med flere kunder og projekter
- Små teams, hvor en leder godkender timer før fakturering
- Virksomheder, der vil se, hvor meget tid der går til hvilke projekter
Lancering og pris
Tidsregistrering er klar og lanceres snart. Modulet er gratis op til fem ansatte og er en del af Crator Core-abonnementet. Forbruget måles på aktive medarbejdere pr. måned, hvor en aktiv medarbejder har mindst én tidsregistrering i måneden.
Når modulet åbner, finder du det i menuen under salg. Har du ønsker til flowet, så skriv til hej@crator.app — vi bygger videre ud fra det, kunderne har brug for i hverdagen.