Digital kørebog i Crator: Kørselsgodtgørelse der bogfører sig selv
Kørselsgodtgørelse er en af de ting, der nemt ender som et regneark, en bunke skærmbilleder fra Google Maps og et gæt ved årsskiftet. Det er både besværligt og risikabelt, for SKAT forventer en kørebog med dato, formål, adresser, kilometer og nummerplade. Derfor har Crator fået en digital kørebog: Du logger kørslen i appen eller på web, vi regner kilometer og sats ud, og kørselsgodtgørelsen bliver bogført, uden at du skal kontere noget. Her får du et overblik over, hvad kørebogen kan, hvordan flowet fra tur til udbetaling ser ud, og hvad den hjælper dig med i hverdagen.
Hvad er kørebogen i Crator?
Kørebogen er et modul i Crator, hvor du registrerer erhvervsmæssig kørsel i din egen bil, på motorcykel, cykel eller knallert. Hver kørsel gemmes med de oplysninger, SKAT forventer: dato, start- og slutadresse, antal kilometer, formålet med turen og nummerpladen på køretøjet.
Forskellen på en kørebog i et regneark og kørebogen i Crator er, at kørslen hænger sammen med regnskabet. Når en kørsel er godkendt, beregner Crator godtgørelsen efter årets satser og bogfører beløbet. Du slipper for at taste det samme ind to gange — først i et ark og så i bogføringen.
Kørebogen er ikke kun til selvstændige. Har du medarbejdere, registrerer de deres egen kørsel, og en bogholder eller ejer godkender den. På den måde har virksomheden den kontrol og dokumentation, som en arbejdsgiver skal kunne fremvise.
Sådan fungerer det: fra tur til udbetaling
Flowet er bygget, så du kun skal gøre det, der kræver dig: Køre og sige, hvad turen handlede om. Resten er automatik og en hurtig godkendelse. Illustrationen herunder viser de fem trin, som en kørsel går igennem.
Trin 1 er selve registreringen. I mobilappen starter du kørslen med ét tryk, og GPS’en noterer start og slut. Glemte du at starte, kan du registrere kørslen bagefter med kilometer eller adresser — både i appen og på web. Crator beregner ruten, så kilometerne ikke bygger på et skøn, og du kan tilføje mellemliggende stop.
Trin 2 til 5 handler om klassifikation, godkendelse, bogføring og udbetaling. Status følger kørslen hele vejen — Logget, Godkendt og Bogført — så du altid kan se, hvad der mangler. I oversigten kan du filtrere på Afventer godkendelse, Ikke bogført, Afventer udbetaling og Udbetalt.
De felter SKAT forventer — på ét sted
Når du opretter en kørsel, udfylder du formål, nummerplade og kørselstype. Nummerpladen gemmes i formatet to bogstaver og fem cifre, og du bekræfter, at kørslen er i din egen bil. Uden den bekræftelse kan kørslen ikke godkendes, fordi det er et krav til, at godtgørelsen kan udbetales skattefrit.
Det lyder som småting, men det er netop de oplysninger, der er svære at rekonstruere, når der går et halvt år. Med en kørebog, du udfylder samme dag, har du dokumentationen på plads, hvis SKAT eller din revisor spørger.
Du kan også hente en kørselsafregning som PDF — en overskuelig opgørelse med datoer, adresser, kilometer, sats og beløb, som du kan gemme eller sende videre.
Kørselstype og 60-dages-reglen
Ikke al kørsel kan godtgøres skattefrit. Derfor vælger du en kørselstype til hver tur: Bopæl til arbejdsplads, arbejdsplads til arbejdsplads, inden for arbejdsplads eller privat. Du opretter dine arbejdspladser med adresse ét sted, og så kan du vælge dem, når du registrerer kørsel.
For kørsel mellem bopæl og arbejdsplads gælder den såkaldte 60-dages-regel i ligningsloven: Kørsel til samme arbejdsplads kan højst godtgøres skattefrit i 60 dage inden for en rullende periode på 12 måneder. Crator tæller dagene for dig. Når grænsen er nået, bliver kørslen ikke bogført som skattefri godtgørelse.
Privat kørsel og kørsel, hvor typen eller arbejdspladsen mangler, bliver heller ikke bogført som skattefri. Du får en tydelig forklaring på hver kørsel, så du kan rette og komme videre. Reglerne kan have undtagelser i din situation, så få altid din revisor til at bekræfte, hvordan de gælder for dig.
Satser, trin og automatisk beregning
Satserne for skattefri kørselsgodtgørelse fastsættes af SKAT for hvert år. For 2026 er satsen for bil og motorcykel 3,94 kr. pr. kilometer til og med 20.000 km og 2,28 kr. pr. kilometer derover. For cykel og knallert er satsen 0,64 kr. pr. kilometer.
Grænsen på 20.000 km gælder pr. kalenderår, ikke regnskabsår, og den gælder pr. person. Crator holder styr på årets kilometer, så en kørsel, der krydser grænsen, automatisk bliver regnet med begge satser. Du behøver ikke selv holde styr på, hvornår du skifter trin.
Beløbet og satsen gemmes på kørslen som et øjebliksbillede, når den bogføres. Det betyder, at en kørsel fra i år ikke ændrer sig, når satserne justeres næste år — dokumentationen står, som den blev bogført.
Godkendelse, bogføring og udbetaling
Når en kørsel er registreret, har den status Logget. En bogholder eller ejer kan godkende den. Ved godkendelsen bogfører Crator godtgørelsen på en mellemregningskonto og vælger de rigtige konti ud fra, om du er selvstændig eller arbejdsgiver. Du kan også slå automatisk bogføring til under Indstillinger.
Selve udbetalingen er et separat skridt. Du samler de godkendte kørsler, vælger en udbetalingsdato, og Crator bogfører betalingen fra mellemregningen til banken. Dermed passer kassekladden med dit kontoudtog, og det er tydeligt, hvilke kørsler der er udbetalt, og hvilke der stadig afventer.
Det er den store gevinst: Kørselsgodtgørelsen er ikke et sidespor i regnskabet, men en del af det. Beløbet ligger i bogføringen og er knyttet til kørslen, så der er et tydeligt spor fra tur til postering.
Hvem får mest ud af kørebogen?
Kørebogen er skabt til dem, der kører i egen bil som en del af arbejdet: konsulenter og freelancere, der besøger kunder, håndværkere og teknikere, og virksomheder med medarbejdere, der kører til møder, messer og kunder.
Den passer især godt til dig, der ikke har lyst til at blive ekspert i kørselsregler. Du registrerer turen, Crator tjekker reglerne og regner beløbet, og din revisor får en bogføring, der hænger sammen.
- Selvstændige og freelancere, der får kørselsgodtgørelse fra egen virksomhed
- Små virksomheder, hvor medarbejdere kører i egen bil
- Teams, hvor en bogholder eller ejer godkender kørsel før udbetaling
- Alle, der vil have kørebogen dokumenteret efter SKATs forventninger
Kom i gang — og hvad det koster
Kørebogen er allerede en del af Crator og koster ikke ekstra. Du finder den i menuen under bogføring som Kørselsregnskab, og i mobilappen til iOS og Android starter du kørslen med ét tryk.
Start med at oprette dine arbejdspladser og vælge, om du er selvstændig eller arbejdsgiver. Derefter er du klar til din første tur. Læs mere på produktsiden for kørebogen, og skriv til hej@crator.app, hvis du savner noget i flowet — vi udvikler videre ud fra, hvad kunderne beder om.