Arbejdsseddel: Hvad skal den indeholde, og hvordan bliver den til en faktura?
Arbejdssedlen er det mest oversete papir i en håndværksvirksomhed. Den bliver krøllet sammen i bilen, udfyldt på vej hjem eller glemt helt — og så skal kontoret skrive fakturaen ud fra hukommelsen. Det koster penge. Mangler der en halv time og to pakninger på hver tredje faktura, løber det hurtigt op i flere tusind kroner om måneden. Og det koster tid, når en erhvervskunde spørger, hvad de 4 timer egentlig gik med. En god arbejdsseddel løser begge dele: Den samler det, der skete hos kunden, mens du står der, og den indeholder præcis det, fakturaen skal bygge på. Denne guide viser de 10 felter, en arbejdsseddel bør have, hvilke af dem fakturaen skal have med efter momsreglerne, og hvordan du kommer fra udfyldt seddel til sendt faktura med et konkret regneeksempel. Skabelonen virker på papir, i et regneark og i ethvert system — og til sidst viser vi, hvordan den ser ud i Crator.
Hvad er en arbejdsseddel — og hvorfor betaler den sig?
En arbejdsseddel er dokumentationen af ét job: hvor du var, hvornår, hvad du lavede, hvor lang tid det tog, og hvilke materialer du brugte. Nogle kalder den en timeseddel, andre en serviceseddel eller en sagsseddel. Navnet er ligegyldigt. Det afgørende er, at den bliver udfyldt hos kunden og ikke bagefter.
Sedlen har tre opgaver. Den er grundlaget for fakturaen, så intet bliver glemt. Den er dokumentation, hvis kunden er uenig i regningen eller klager over arbejdet. Og den er dit eget data: Lægger du sedlerne sammen, kan du se, hvilke opgaver der tager længere tid end beregnet, og om din timepris holder.
Regnestykket er enkelt. En virksomhed med 60 jobs om måneden, der glemmer 380 kr. på hvert tredje job, mister 7.600 kr. om måneden — over 90.000 kr. om året. Det er ikke svindel eller sjusk. Det er bare det, der sker, når man skal huske tirsdagens materialer om fredagen.
Skabelonen: de 10 felter en arbejdsseddel skal have
Her er felterne i den rækkefølge, du typisk udfylder dem. De første fire kan kontoret udfylde, før du kører ud. Resten udfylder du hos kunden.
Har du flere ansatte, så brug den samme skabelon for alle. Det gør sedlerne lette at læse på kontoret og lette at sammenligne bagefter.
- Sagsnummer eller ordrenummer, så sedlen kan findes igen og knyttes til fakturaen
- Kundens navn, adresse og eventuelt cvr-nummer — og arbejdsstedet, hvis det er et andet sted
- Kontaktperson og telefonnummer på stedet
- Opgaven, som den blev aftalt: tilbudsnummer eller en kort beskrivelse
- Dato for arbejdet — og start- og sluttidspunkt
- Udført arbejde, beskrevet så en anden kan forstå det: ikke 'reparation', men 'udskiftet blandingsbatteri i køkken, tætnet afløb'
- Timer pr. medarbejder, gerne afrundet til kvarter
- Materialer med varenummer eller betegnelse og antal
- Kørsel eller andre tillæg, som er aftalt med kunden
- Kundens underskrift og eventuelle bemærkninger — fx 'kunden ønsker tilbud på nyt toilet'
Det skal fakturaen have med — og hvor det kommer fra
Momsreglerne siger ikke noget om arbejdssedler. Men de stiller krav til fakturaen, og fakturaen kan kun leve op til dem, hvis arbejdssedlen er udfyldt. Ifølge momsbekendtgørelsens § 58, som den er beskrevet i Skattestyrelsens juridiske vejledning 2026-2, skal en fuld faktura blandt andet indeholde omfanget og arten af de leverede ydelser, mængden og arten af varerne, leveringsdatoen og prisen pr. enhed uden moms. For ydelser kan enheden være en timesats.
Vejledningen understreger, at fakturaer ikke må blive "alt for summariske". Den nævner en sag, hvor fakturaer, der kun oplyste, at der var gjort rent i en måned, og et samlet beløb, ikke opfyldte kravene. Tabellen viser, hvilket felt på arbejdssedlen der dækker hvert krav. Læs mere om selve fakturaen i ordbogen under faktura.
| Krav til fakturaen | Felt på arbejdssedlen | Eksempel |
|---|---|---|
| Købers navn og adresse | Kunde og adresse | Hansen ApS, Strandvejen 12, 4600 Køge |
| Omfanget og arten af ydelserne | Udført arbejde og timer | 2,5 timer: udskiftet blandingsbatteri |
| Mængden og arten af varerne | Materialer og antal | 1 blandingsbatteri, 2 pakninger |
| Leveringsdato (hvis den afviger fra fakturadatoen) | Dato for arbejdet | 10. november 2026 |
| Pris pr. enhed uden moms | Timepris og varepriser | 600 kr. pr. time |
| Momssats og momsbeløb | Beregnes på fakturaen | 25 % = 750 kr. |
Regneeksempel: fra udfyldt seddel til færdig faktura
Lad os tage et almindeligt servicebesøg. En VVS'er udskifter et blandingsbatteri i et køkken. Arbejdssedlen siger: ankomst 8.00, færdig 10.30, altså 2,5 timer. Materialer: 1 blandingsbatteri og 2 pakninger. Aftalt kørselstillæg: én gang. Timeprisen er 600 kr. ekskl. moms. Alle tal er et eksempel.
Fakturaen bliver: 2,5 timer à 600 kr. = 1.500 kr. Blandingsbatteri 1.240 kr. To pakninger à 40 kr. = 80 kr. Kørsel 180 kr. I alt 3.000 kr. ekskl. moms. Momsen er 25 % af 3.000 kr., altså 750 kr., og kunden betaler 3.750 kr.
Forestil dig nu, at sedlen først bliver skrevet om fredagen. VVS'eren husker "et par timer" og batteriet, men ikke pakningerne. Fakturaen lyder på 2 timer, batteri og kørsel: 2.620 kr. ekskl. moms. Forskellen er 380 kr. — for ét besøg. Det er det tal, vi brugte i regnestykket øverst.
Erhvervskunder vil se specifikationen
Sælger du til private, er en tydelig arbejdsseddel mest et spørgsmål om tillid og færre telefonopkald. Sælger du til virksomheder, er den også din kundes dokumentation. Kunden skal kunne vise, hvad de har fået for pengene, hvis Skattestyrelsen spørger til fradraget for udgiften.
Den juridiske vejledning henviser til sager, hvor det talte imod kunden, at underleverandørers fakturaer ikke specificerede arbejdets art, omfang og priser, og en sag, hvor fakturaerne ikke var underbygget af timesedler. Derfor beder mange erhvervskunder om at få arbejdssedlen eller timesedlen med som bilag til fakturaen. Vejledningen nævner selv, at oplysninger om leverancens art og omfang kan stå på underbilag, fx følgesedler, når fakturaen samler flere leverancer.
Det praktiske råd: Skriv det udførte arbejde, så en revisor, der aldrig har været på stedet, kan forstå det. Og send arbejdssedlen med, når kunden beder om det.
Send fakturaen, mens jobbet er frisk
Efter momsreglerne skal fakturaen udstedes, når leverancen er afsluttet eller snarest derefter, og ikke senere end hvad der er almindeligt i branchen, fx ugevis eller månedsvis. Skal kunden betale noget, inden arbejdet er færdigt, fx a conto på en større opgave, skal der udstedes en faktura på det beløb.
Det er også god forretning at fakturere hurtigt. Jo kortere tid der går fra jobbet til fakturaen, jo mere præcis er den, og jo hurtigere bliver du betalt. Den bedste arbejdsgang er, at sedlen afsluttes hos kunden, og fakturaen bliver lavet samme dag ud fra sedlen — uden at nogen taster tallene ind igen.
Hvor længe skal du gemme arbejdssedlerne?
Bogføringsloven kræver, at du gemmer dit regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. En faktura for et job i november 2026 skal altså gemmes til udgangen af 2031, hvis dit regnskabsår følger kalenderåret.
Regnskabsmateriale er ikke kun selve bilaget. Loven nævner også oplysninger, der er nødvendige for kontrolsporet — sammenhængen fra registreringen tilbage til dokumentationen. Hvor meget af arbejdssedlen der hører til, afhænger af, hvordan din faktura er bygget op. Den sikre løsning er at gemme arbejdssedlen sammen med fakturaen i lige så lang tid. Er du i tvivl om din egen virksomhed, så spørg din revisor.
Papirsedler i en skotøjsæske er den svage løsning: De falmer, forsvinder og kan ikke søges i. Scan eller fotografér dem, eller brug et system, hvor sedlen er gemt digitalt på ordren fra starten. Læs mere om reglerne i digital bogføring.
Tre fejl, der koster penge
De fleste fejl på arbejdssedler er de samme fra virksomhed til virksomhed. Her er de tre, der koster mest.
- Sedlen udfyldes bagefter. Hukommelsen runder ned, og materialer, der blev hentet i bilen undervejs, bliver glemt. Udfyld den hos kunden, før du kører.
- Arbejdet beskrives med ét ord. 'Service' eller 'reparation' er ikke nok, når kunden ringer om tre uger. Skriv, hvad du gjorde, og hvad du fandt.
- Ingen underskrift. Kundens underskrift på sedlen er den nemmeste måde at undgå diskussion om timer og materialer. Den er ikke et krav, men den sparer dig for mange opkald.
Papir, regneark eller app?
Skabelonen med de 10 felter virker i alle formater. På papir er en blok med gennemslag stadig udbredt: Kunden får én kopi, kontoret en anden. Ulempen er, at kontoret skal taste alt ind igen, og at sedlerne skal ind på kontoret, før der kan faktureres.
Et regneark eller et udfyldbart dokument på telefonen er et skridt videre. Det kan sendes med det samme, men timer og materialer skal stadig skrives over på fakturaen. En app, der hænger sammen med fakturaen, fjerner det sidste led: Det, du registrerer, er det, der bliver faktureret.
Vælg det, din virksomhed faktisk bruger. En papirseddel, der altid bliver udfyldt, er bedre end en app, ingen åbner. Men har du mere end en håndfuld jobs om ugen, betaler det sig at slippe for dobbeltindtastningen.
Sådan ser arbejdssedlen ud i Crator
I Crator er arbejdssedlen en del af ordrestyringen. Teknikeren åbner ordren i appen til iOS eller Android og følger sedlen trin for trin: ankomst, tjekliste, foto, timer, materialer, note og kundens underskrift. Timerne afrundes til kvarter og prissættes med det samme, og materialerne vælges fra servicebilens lager, så de trækkes derfra og lander på fakturalinjerne. Kunden kan også betale på stedet med kort eller MobilePay.
Når ordren er udført, bliver timer og materialer til fakturalinjer. Fakturaen kan oprettes automatisk ved afsendelse eller levering, eller manuelt, når kontoret har kigget den igennem. Arbejdssedlen, fotos og underskrift bliver gemt på ordren, så dokumentationen ligger samme sted som fakturaen. Læs hele gennemgangen i ordrestyring fra ordre til faktura.
Ordrestyring er med i den faste månedspris op til 50 ordrer inden for 12 måneder. Derefter vælger du en fast størrelse — der er ingen pris pr. bruger. Se priserne.
Ofte stillede spørgsmål om arbejdssedler
Er det lovpligtigt at have en arbejdsseddel? Nej, der er ikke et krav om en arbejdsseddel som sådan. Men fakturaen skal beskrive omfanget og arten af arbejdet og varerne, og det er svært uden en seddel at bygge den på.
Skal kunden skrive under på arbejdssedlen? Det er ikke et krav, men det er den nemmeste måde at undgå uenighed om timer og materialer bagefter.
Skal arbejdssedlen sendes med fakturaen? Ikke efter momsreglerne, hvis fakturaen selv beskriver arbejdet tydeligt. Mange erhvervskunder beder om den som dokumentation, og så er det en god idé at sende den med.
Hvor længe skal jeg gemme arbejdssedler? Regnskabsmateriale skal gemmes i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Gem arbejdssedlen sammen med fakturaen, og spørg din revisor, hvis du er i tvivl.
Hvad er forskellen på en arbejdsseddel og en timeseddel? En timeseddel viser typisk kun tiden. En arbejdsseddel viser også, hvad der blev lavet, og hvilke materialer der blev brugt — altså alt, fakturaen skal bygge på.
Kan jeg bruge en arbejdsseddel-skabelon i Word eller Excel? Ja. De 10 felter i denne guide virker i alle formater. Det vigtigste er, at sedlen bliver udfyldt hos kunden og ikke bagefter.